本文 不打算详细探讨文档和文件的概念、
、、定义和区别，，
，，只准备使用它们共通和通俗理解的含义。。说文档或说文件，，
，，都是指那些纸质和电子的被存储了信息的
，，，，可传递
、、交换和处理的独立完整信息单元。。。

企业文档的价值在于共享
。。。分享是指与他人分着享受、、使用、
、、
、行使。。共享的意思是范围更广的分享，
，，即将一件物品或者信息的使用权或知情权与其他所有人共同拥有，，有时也包括产权。。将文档在整个组织或者部分组织成员之间分享
，，便是文档共享。。。。

文档在所有信息系统中都是唯一完整、、独立的语义信息单元
。
。。。无论是电子化的信息系统还是其他形式的信息系统。
。。。对于企业组织而言，，文档是唯一的完整语义信息单元，，表单是特殊文档形式。
。即使在使用单个数据的时候，
，也可以将其视为一个文档的特例
。
。
。。在信息化系统中，，，文档也是唯一一个具有可见语义标引的信息体
，，，，具有独立身份标识ID（Identity document），，，且适用于所有的系统内和系统间信息传递和交换操作
。。
。。

文档是重要的
，，，所谓的知识管理和内容管理，
，
，，在现阶段能够在应用中普遍落地的也只是“文档”。。因此，，文档重于山，，，，甚至大于天。。。在杭州崔牛会高峰论坛召开期间
，，，，黑帕云的创始人陈金洲跟我说他一直认为，，，刚刚在科创板上市的WPS【金山办公688111.SH】600多亿的市值，，，
，缺乏有力的支撑。
。
。我认为其实不然，，你看响当当执世界SaaS牛耳的微软，，，，重新站上互联网王座的核心竞争力不也是一个“文档”——Office吗？？！！！倒是有中国企业管理软件泰山北斗之地位的用友的市值也只有600多亿（11月26日动态市值699亿），
，，恰恰证明了金山办公的市场估值。。WPS对泛微、、
、、致远、、、蓝凌这些“泛OA”（万勇语）们来说，，已经是可望而不可即了。。

文档的本来意义就在于分享，，跨越时间和空间的分享。
。信息语义内容如果不成为文档就不能存档——跨越时间
，，不能传递——跨越空间。。其实，，我们一直没有足够认真地正视一个事实
：文档（文件）分享是人类协作最基本的工具之一。。。

信息技术的进步，，特别是移动互联、、
、
、云计算，，让文件分享变得如此便捷、、、、有效。。。以金山WPS为例，，
，，让我们了解一下云环境下文件是怎样分享的。。。

“如果让你给朋友分享一份或一些工作文档，，，，你会选择怎么做？？？？”

1）通过社交应用，，如微信、、、QQ、、、、钉钉等

2）通过网盘服务，，，，如百度网盘、、、腾讯微云等

3）通过电子邮件，
，企业邮箱或个人电子邮箱

4）打印（输出）一份纸质文档，
，递送过去

上述的4个选项是我们常用的选择，，但却都有着局限和隐患。。。

比如微信
、、、QQ 分享文件不易整理找寻
、、、会被自动清理而无法打开；而网盘、、、、邮件分享则需要对方有账号、、、下载文档后才能查阅，
，体验繁琐而糟糕。
。
。。至于第4个选项不用说了，
，
，属于信息化“遗存”方式。。

什么是云文档分享？？

云文档分享是一种「创新」的分享方式，，
，，让文档以链接形式高效分享
。
。
。它的优点主要有以下 2 个点
：

1）  无需下载本地，
，，链接即是文件

与以往的文件分享不一样，，WPS 云文档分享无需下载到本地。。。用户仅需在 WPS 中打开文档，，点击右上角的「分享」即可开启。。。

点击后，
，即可设置文档的编辑权限和有效时间。。
。。

一方面，
，可以防止他人修改文档，，，
，不影响原本的内容；另外一方面
，，，，则能更好地保证文档的安全性，，不被轻易分享及传阅。。
。。

接着
，，，点击「复制链接」或手机微信扫码，，即可将文件分享给他人，，，无需将文件下载至本地
；他人收到后，，，，点击链接即可快速打开：

2）  文档永久有效，
，轻易找寻

通过云文档分享的文档，
，
，，绝不会被清理失效。。它们将会被加密保存于 WPS 的「云文档」之中
，，，电脑、
、手机客户端都可以随时打开。。。

查找文件时，，可通过 WPS 搜索框搜关键字即可快速找寻。。。会员用户还能使用「全文检索」功能，，，，输入关键字，
，可找到全面的结果。
。

云文档的进阶——团队分享

WPS 云文档还有着许多实用、、、、高效用法，，，其中最值得推荐便是 共享文件夹 功能。。。。其实这就是团队分享——共享文档
，，，属于组织协作的功能。
。。。

在工作中，，，，难免需要与同事、、、、客户共享相关的文档。。但很多人的做法，，通常是需要时在微信中反复发送多个文件
，，操作繁琐且不易整理保存；传统的局域网共享则受限于网络。。而 WPS 「共享文件夹」功能，
，，便是为解决这些场景而生。
。。。在云文档页面时，，我们可以新建或选中文件夹，，，，即可在页面右方将文件夹设置为共享
。。。。接着，，，WPS 便会自动将文件夹生成链接。。
。
。复制发送给好友，，，好友收到后点击「确认加入」即可完成共享。
。。此时，
，
，，参与到共享文件夹的成员们，，便能直接查看或添加文件夹里内容，，，无需再重复发送和整理。。
。创建者还可根据需要，，，为成员们设置权限，，如：是否允许编辑、、、
、仅查看，，，，甚至还可直接移除成员
。。。。

这样一个 WPS 共享文件夹，，轻松搞定多人分享
，，，，实现了团队共享——组织协作，
，
，，简单高效。。
。